档案管理信息化建设的重要性

发布时间:2021-08-01 07:04:37

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 档案管理信息化建设的重要性 作者:扈新红 来源:《神州·中旬刊》2017 年第 07 期 摘要:对于企事业单位而言,档案管理具有着非常重要的作用,能够为企业的管理提供一 定的依据。就目前的情况而言,信息技术有着非常普遍的应用。而档案管理信息化建设也具有 着一定的重要性。这在很大程度上促进了档案管理的进一步发展。 本文主要探讨了档案管理 信息化建设的重要性。 关键词:档案管理;信息化;重要性 一、档案和档案管理的现状 在社会活动当中,国家机构、组织或者个人所保存的能够随时查阅的图像、文字、视频等 一些记录的形式被成为档案。档案的主要类型有人事档案、教学档案、会计档案、科技档案、 司法档案、文书档案、外交档案、艺术档案等。 档案管理主要分为了档案实体管理和档案信息组织。其中,档案实体管理主要指的是对档 案资源进行管理,管理的内容主要为收集、整理、鉴定以及保管档案。而档案信息组织主要指 的是管理档案当中所包含的信息。目前,我国主要通过建设档案资源管理来加强馆藏体系的合 理性和科学性,从而体现出档案管理的现代化。和其他文献管理一样,档案管理活动主要指的 是信息控制系统,能够完成对信息的输入、存贮、加工以及输出等过程。 档案管理的作用非常的明确,并且越来越受到人们的重视。随着信息化技术的应用和发 展,档案管理也有着非常快速的发展。但是和社会的发展速度相比较而言,档案管理还是具有 着一定的差距。这导致档案管理在发展过程中存在着许多问题。这些问题主要体现在档案建 设、经费投入、设施以及态度等方面。由于领导和员工本身不具有一定的档案管理意识。这导 致人们都忽视了档案管理信息化建设的重要性。 二、档案管理信息化建设的重要性 档案信息化体系的构成部分主要包含有:人才队伍建设、标准规范建设、应用系统建设、 基础设施建设、档案信息资源建设等。其中,最重要的部分为档案信息资源建设和基础设施建 设。档案管理的重要性主要体现在三个方面。第一,档案管理信息化建设可以提高档案管理工 作的有效性。第二,在科学研究以及知识普及方面,档案管理信息化能够使服务更加的智能 化。第三,档案管理信息化能够保证信息的完整性以及可靠性,并且能够提高综合分析能力。 这样可以保证决策的正确性。 三、影响档案管理信息化建设的因素 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn (一)档案人员并没有相对较高的综合素质,并且所享受的工作待遇又较低。这在很大程 度上阻碍了档案管理工作的进一步发展。档案管理工作对档案人员的专业以及技能又有着较高 的要求。但是我国档案人员却没有较宽的专业面,并且也缺乏复合型的人才。因此,档案管理 技术的应用仍然存在着大量的不足之处。 (二)在档案管理信息化建设当中,档案信息安全问题是其存在的主要问题。档案信息系 统对于电子档案、文件等一些比较有价值的信息具有着保障的作用。因此,档案信息系统的安 全性具有着非常重要的作用。而这也是当前影响档案信息化建设的主要因素。 (三)进行档案信息开发和利用是为了将档案的价值发挥到最大化,但这一体现档案价值 的途径受到各种因素的影响,实现存在一定的难度,导致不能发挥档案的最大化利用价值。随 着科学技术和互联網信息的爆炸式發展,各种信息和数据大量出现,然而这些信息却没有得到 专业的分类筛选和利用,只是停留在简单的搜索层面,很少被利用。 (四)实现档案信息化管理,离不开领导层的支持。如果领导层不重视档案管理工作,会 给工作的开展带来很大的阻碍。 四、档案管理信息化建设的具体途径 (一)优化管理人员的知识结构,提高管理人员的整体素质。通过多种渠道为管理人员创 造提升的自我的*台,通过培训、深造等方式不断提升队伍的专业化水*,培养复合型管理人 才。 (二)保证档案管理的安全性和完整性。档案管理会受到很多方面的影响产生损坏,因此 必须保证档案管理的安全性。完善储存环境和技术,优化传播和利用渠道,确保档案各方面的 安全性。 首先,从硬件和机房管理入手,通过技术手段确保储存环境的安全。在进行硬件选择的时 候,要充分的考虑到硬件系统的安全性能。其次,如果是较大的企业进行档案信息化管理,应 该使用本企业的内部网络,并在建立网络的时候进行物理隔离,确保网络的安全。也可以通过 数据库加密以及用户分类以及备份的方式保证三竿的安全。可以施行登记保护法,根本企业物 流。信息的重要性以及保密性、信息泄漏后可能造成的损失来划分安全等级,以及权限,避免 未授权者看到权限范围外的信息。 (三)要重视档案管理的业务重组流程。实现档案信息化建设的背景是网络大环境,主要 用到的是信息技术以及互联网技术,在管理中也经常会涉及到计算机技术。因此传统的人为档 案书写、储存模式将会逐渐被淘汰,档案管理将会进入信息化、自动化时代,通过集中管理的 方式,实现更高效的档案管理,这对档案管理来说是必然的趋势。 首先,实现管理模式的变化。信息化管理模式在进行档案处理的时候可以直接完成数据处 理,实现档案的自动归档和统计。第二,改变档案搜索和利用的方式。互联网时代的到来为档 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 案管理提供了极大的方便,使档案管理的效率得到了极大的提升。第三,实现档案休息化管 理,需要依靠信息技术作为支撑,但由于传统管理方式的影响,一时很难改变管理思想。因此 需要对当前的管理组合模式重新把进行审视,利用开放的思想,实现档案信息化管理。 五、结语 为了实现档案的信息化管理,档案管理人员可以在对档案管理和手机的基础之上,对档案 管理工作的内容的范围扩大,使档案的信息化管理更具备针对性,以达到不同客户的需求。实 现档案的信息化管理,也正可以更好的实现这个目标。 参考文献: [1]崔慧.新时期卫生计生档案管理刍议[J].兰台世界,2017(S1) [2]贾春兰.简谈档案管理工作[J].管理观察.2017(17)

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