大数据背景下企事业档案管理信息化建设研究

发布时间:2021-06-19 11:26:29

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 大数据背景下企事业档案管理信息化建设研 究 作者:李亚峰 来源:《科学与财富》2019 年第 14 期 摘 要:随着社会经济的不断发展,信息技术的不断更新使信息流通更加流畅与密集,信 息和数据的不断增长已达到大数据状态。在大数据的背景下,它影响整个世界在信息交换方面 的效率,改变生活模式和人们思考日常生活的模式。这对企业事业单位档案的管理,档案管理 人员的管理水*和能力产生了深远的影响,并对档案管理的发展和趋*辛诵碌难芯俊4τ 大数据时代的我们,通过不断提高档案管理信息化,有助于保护企事业单位不同类型的档案资 源,优化文件管理流程以及构建网络信息或完善单位的文件管理,并能提高文件信息增值。 关键词:大数据背景下;企事业;档案管理;信息化;建设; 1、大数据背景下网络化档案管理建设的优势 1.1 有助于文件存储 过去,不管是企业还是事业单位都是纸质的档案,由于科技的不断发展,设计出各种电子 产品,档案和信息资源也在不断增加,缺乏有效的管理纸质档案的方法,另外也因为纸质档案 在数量与存储方式上有很多局限性,导致管理效果不够理想。确切地说,纸质档案占用了太多 空间。此外,由于物理原因,长时间存储纸质文件可能会导致档案因为天气环境的影响出现潮 湿,变黄,霉变和信息不完整的现象。事实证明,纸质文件不适合长期存储。在纸质文件管理 问题上,很难通过有效手段使纸质档案受到良好的保管与存储效果。但是在大数据的背景下, 企事业单位可以使用信息技术来管理文件,扫描旧的纸质文件并将其保存到硬盘中,其优点是 可以保持档案信息的完整性,另外,不必像纸质档案占用太多存放空间。 1.2 帮助查询文件信息 通常,在企事业单位的纸质文件管理模式中,为了查询文件,就必须要搜索纸质文件的位 置,用肉眼搜索纸质文件目录信息,并搜索具体的文件。根据存放档案编码或目录在档案管理 室中的寻找文件。这种查询纸质文件信息的方法不仅需要花费大量时间和大量工作,而且效率 低下。在大数据的背景下,企事业单位可以使用信息技术来进行管理文件。当访问文件时,文 件使用人员可以使用模糊查询方式来搜索需要使用的文件,进而通过精确的筛选方式来找到准 确的档案。 1.3 有助于共享数据信息 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 目前,各个单位在信息设备方面都是非常先进的,各个部门都能够利用互联网连接各部门 的档案和部门信息,并共享各部門的档案和数据信息,实现互联网上各个部门信息共享。此 外,相关部门可以有效地结合单位网络和办公系统的便捷性,使每个部门的工作人员可以随时 随地访问存档的信息内容,并共享来自不同部门的文件管理数据资源,全面发展档案管理信息 化的建设。 1.4 对远程服务功能的贡献 以前,由于存档的物理存储管理模式,企事业单位的纸质文件管理模式仅限于固定位置, 固定的管理方法以及使用模式。现在通过计算机进行档案存储管理,这些存储方法包括远程服 务功能。在大数据的支持下,相关部门可以采用基于信息的文件管理模式,使用先进的通信技 术和信息处理技术来执行远程服务,实现搜索远程文件信息的功能,以此找到有用的文件信 息。 1.5 有助于提高工作效率 在传统的纸张文件管理模式下,对文件管理的收集,组织,存储和使用文件都比较滞后, 利用 Office 文件管理器或者其他技术设备完成关键资源的存储以及归类,可以节省时间和精 力,提高工作效率。与使用电脑进行文件管理的模式相比,这种纸质文件管理形式逐渐显示出 很多缺点。在后台有大数据的情况下,文件管理员可以使用计算机快速查询文件信息并提高效 率,计算机人员可以帮助档案管理部门改进网络文件管理的构建。旧的手工档案管理模式我们 必须对其进行改革。利用计算机系统对文件进行管理的好处是,既提高了工作效率又节省了人 力的投入,合理的安排文件管理人员,使企事业单位可以节省文件管理人员的成本。 2、大数据时代企事业档案管理信息化建设的策略分析 2.1 提高对档案信息建设的认识 大数据时代的到来是当时发展的必然趋势。此外,在建立档案计算机化的过程中,我们仍 然依赖“大数据”的概念,建立对信息化建设的认识。首先,需要快速改变传统手工收集和组织 档案信息分析的方法,以加强与周围社会环境的关系。根据实际情况,确定建立各个相关单位 及部门信息管理的适当目标和计划。其次,通过不断引进先进的信息处理技术,加大对档案管 理及其信息管理和档案数字化建设的投入,为档案信息建设提供了强有力的重要保证。最后, 现有的记录管理人员不断接受相关培训,以提高信息化意识,提高现有员工的工作和技能水 *。此外,快速引入一定的人才,能够使用电脑进行档案记录与查询。建立相应的绩效管理体 系,改变员工的工作态度,提高员工的积极性,提高人事档案管理的质量。软件硬件安装和分 工逐渐转向信息化模型,为企事业单位档案信息化建设奠定了坚实的基础。 2.2 构建档案数据库 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 企事业单位提高了档案管理信息的建设水*,实施了数字化建设。这为后续重建档案资源 奠定了坚实的基础。在投资硬件和软件之后,档案管理部门需要重新安排现有文件的电子存储 工作,并根据其内容对其进行分类,这是未来有效使用文件信息的关键。为了高效,高质量的 完成文件存储,有必要使用资源丰富,快速的数据处理系统,使用安全可靠的存档数据库,这 是存档信息构建的核心。除了将数据丰富的信息有效地整合到档案中之外,还可以通过存储, 保护企事业单位档案的管理,快速,轻松,准确地向利益相关者提供相关数据。 2.3 改进现有电子文件的管理 信息技术的不断发展有利于日常工作和学*,电子文件已成为最广泛使用的记录和存储信 息的工具。在企事业单位的日常生活、学*和档案的管理中,电子档案也越来越受欢迎,并提 供了良好的发展前景。因此,要实现档案管理计算机化,就必须有效地管理和控制现有的电子 档案。企业以及事业单位的

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