浅谈档案管理的信息化建设的重要性

发布时间:2021-08-01 08:52:07

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 浅谈档案管理的信息化建设的重要性 作者:谷颖 来源:《卷宗》2016 年第 07 期 摘 要:随着信息技术的快速发展,人们的思维方式等都发生了巨大变化,特别是档案管 理信息化的建设以及发展越来越迅速。档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲,是一项 具有管理性、服务性的工作。本文首先说明了档案管理信息化的重要性,然后分析了档案管理 信息化建设中存在的问题,最后详细阐述了档案管理信息化建设的对策。 关键词:档案管理;信息化;思想观念;数据库;人才 1 档案管理信息化的重要性 (一)有利于提高档案管理工作效率 时代的发展,科技的进步,在全球信息化的推动下,迫切地要求档案管理工作也具有开放 性和资源共享性。为了适应这一需求,建立和完善开放的档案管理系统势在必行。现代化信息 设备的应用,使档案管理工作的效率得到了全面的提升,节省了档案管理人员的时间,加快了 经济建设的步伐。 (二)能够为管理决策提供可靠的信息 从实际上来讲,档案是一种资源,对于机关事业单位来说,地方的发展和单位所办业务都 被档案真实地记录。领导班子制定决策时,除了要结合当前实际,还要借鉴和参考以前的决 策,这样就可以有效避免错误决策的重复出现,更加能够为制定新决策获得灵感,通过对之前 决策的分析和对比,制定几个可选方案,最终优中选优,从中选择出最佳方案。档案管理信息 化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面,节省了档案查找的时间,降低出错率,使查找资 料更加方便快捷,为管理决策提供可靠的信息。 (三)有利于为科研工作提供智能化服务 档案信息化资源时效性强,计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用,使得档案信息 化在快速分析方面的表现尤为突出,此外,还适合于进行综合研究,并表现出其独特的优越 性。虽然前期需要一定的投资和时间,然而一旦建设完成,就可以带来巨大的效益,获得多 次、高效的产出。网络技术的应用使得远程服务成为可能,使资源共享得以实现,信息二次编 著的时间也大幅减少,信息服务变得更加智能化和人性化,服务质量和服务效率也明显提高。 2 档案管理信息化建设中的主要问题 (一)对档案管理信息化的认识程度不足 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 对档案管理信息化的认识程度不足是档案管理信息化建设中面临的重要问题之一。首先, 档案管理信息化作为一种新的档案管理手段,在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有些 许的差异。在实现从传统的档案管理向信息化管理的过程中,档案管理人员不能够正视这一转 变;其次,档案管理信息化建设需要资金及时间投入,很多档案管理部门人员认为必要性不 大,从而影响了档案管理信息化建设的步伐。 (二)缺乏专业的档案管理信息化人才 专业的档案信息化管理人才缺乏是档案管理信息化建设中的主要问题。这一问题主要体现 在以下几个方面:首先,档案信息化管理是结合当前现代化的计算机技术及网络技术为一体的 管理,对从事信息化管理的人员要求相对比较高,不仅需要具备档案管理方便的经验及相关的 素质,而且要具备一定的技术能力及管理能力。而目前,具备全面能力及素质的人才极度缺 乏;其次,目前从事档案信息化管理的人员不仅技术能力不足,管理经验缺乏,而且人员的稳 定性不足,对于工作内容刚刚熟悉,便离职或调离岗位,从而导致档案信息化管理人员不能够 满足应有的需求;再者,档案管理人员对档案信息化管理的认识程度不足,不能够严格的按管 理的要求来进行档案管理,使得档案信息化管理不能够有效的开展。 (三)缺乏资金支持 档案信息化管理的过程中资金投入不足也是影响档案管理信息化建设的重要因素。首先, 档案信息化管理所需的资源及设备需要大量的资金支持,而在当前很多单位和部门的缺乏档案 建设资金来源,使用其它经费来进行建设也只能起到非常小的作用;其次,有些单位虽然有相 关的经费,但是相对于档案管理信息化建设来讲,远远不能够满足档案信息化管理的要求,导 致在相关设备的采购中,不能够将设备配备齐全,或者设备达不到应有的标准,影响档案管理 信息化建设工作的开展。 3 档案管理信息化建设的对策 (一)转变思想观念,树立信息化管理意识 目前,档案管理工作越来越受到人们的重视,在获得日新月异的变化的同时,也取得了一 定的成果,在管理理念和管理模式上也有了根本性的改变,档案管理正在向着信息化的方向飞 速发展。为了适应新的形势,档案管理人员更加要紧跟时代的步伐,努力改变旧的传统观念, 加强档案信息化管理意识,自觉提高自身的综合素质和岗位技能,只有档案管理人员的整体素 质提高了,档案管理信息化建设才能获得保障。这是因为任何体系的建设都离不开人的作用和 参与,最终的实施更是需要依靠人的努力和主观能动性的发挥。管理人员综合素质的提高,是 档案管理信息化建设工作的重心,是档案管理信息化发展的前提和基础。 (二)设计和实施高效实用的档案数据库管理系统 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 档案管理部门要充分认识档案管理信息化建设的重要性,健全档案管理制度,进一步提高 规范化管理水*。从自身实际出发,制定一套完整的档案管理制度,引进先进的档案管理软 件,借助先进的档案管理技术,实行电子文件与电子档案一体化管理,逐步建立和完善档案管 理机制,促进档案事业的发展。 在设计和实施相关档案信息化管理系统中,数据库的设计是作为档案管理的信息化建设中 最重要、最基础的一项工作内容,是系统对所有档案信息进行集合的一个工具,它既包含有档 案本身原有的数据信息,也包含有档案管理过程中新产生的数据信息,因此数据库是整个系统 乃至整个档案管理信息化建设工作的重要组成部分,因此以管理严谨和使用便捷作为设计原 则,防止信息化管理系统出 现漏洞,进而损失重要的档案资料。在设计档案管理系统的时候,按照各领导和各个科室 的工作内容设置不同的管理权限,并建立档案信息化管理的局域网,就可以实现档案的网络 化、信息化的管理,并共享

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